На совещании все высказались. Аргументы обсудили, презентацию посмотрели. На следующий день один человек начинает действовать, другой ждёт согласования, третий считает, что решения ещё нет. Знакомая ситуация?
Слова «мы договорились» могут скрывать разные представления о результате. Проверить договорённость помогает короткая запись, которую все понимают одинаково.
Назовите проблему одним предложением
«Нам нужен новый сайт» уже содержит готовый вариант. «Клиенты не находят условия доставки» описывает проблему, для которой могут существовать разные решения.
Спросите: что именно мешает, кому и при каких обстоятельствах? Такая постановка помогает обсуждать задачу, а не соревноваться в защите своих предложений.
Определите критерии до сравнения
Как оценивать варианты: по сроку, расходам, удобству для клиента, риску? Какие условия обязательны? Если критерии появляются после выбора фаворита, их легко подстроить под него.
Отдельно зафиксируйте неизвестные данные. Вместо «это дорого» запишите, какую оценку расходов нужно получить и кто её проверит.
Составьте короткий протокол решения
Пять строк часто полезнее длинного пересказа разговора:
- Проблема и желаемый результат.
- Выбранный вариант и причина выбора.
- Ответственный за первое действие.
- Срок и необходимые ресурсы.
- Дата проверки и условие пересмотра решения.
Прочитайте запись вслух. Попросите участников назвать своё следующее действие. Разные ответы покажут, что ещё требуется уточнить.
Оставьте место для новой информации
По методике книги, после вопросов «ЧТО? КОГДА? КАК?» нужно действовать. При этом действие создаёт новые данные. Поэтому проверка результата должна стать частью договорённости.
Решение завершено, когда понятно, кто делает первый шаг и как команда узнает о его результате.
На следующем совещании попробуйте завершить обсуждение этими пятью строками. Проверьте, действительно ли они уменьшают неопределённость для вашей команды.
Материал подготовлен редакцией на основе идей книги. Примеры ситуаций созданы для этого журнала.
